O que é a organização do gerenciamento de processos de negócio?

A organização do gerenciamento de processos de negócio é boa prática para superar a informalidade existente na estrutura organizacional das empresas. Tem impacto direto sobre o controle de custos, despesas, produtividade e margens. É medida fundamental para alinhar as diferentes áreas da organização.

O post desta semana convida para uma reflexão sobre o peso da informalidade em custos, margens e a transformação representada por iniciar a organização do gerenciamento de processos de negócio.

O peso da informalidade

O contexto de um negócio é muito influenciado pela formalidade ou pela informalidade. O cotidiano  de competidores de um mesmo nicho e porte não é igual. Entre o que faz a diferença está o quanto uma empresa valoriza explicitar, estruturadamente, seus processos de negócio ou não. Está no quanto o funcionamento da empresa avança segundo iniciativas com fronteiras demarcadas, executadas em ciclos de curta duração e com eficácia.

Reconheçamos ou não, a organização é feita de processos que cruzam Áreas. O significado de formalizar tem relação com dar forma a ou executar segundo fórmulas e regras. Normas e procedimentos ou instrução de trabalho em si não resolvem o problema da informalidade dos processos. Formalidade não tem a ver com criar burocracias para entravar o trabalho. A formalidade a ser abordada é a de dar forma, nome, propriedades, regras e decisões de negócio, papéis, recursos e indicadores considerando o ciclo de vida do trabalho interfuncional requisitados pelos compromissos da Cia com o cliente e demais partes interessadas.

Melhorar o cenário de custos, despesas, produtividade e margens é priorizar a visibilidade e atuação sobre como a empresa opera, controla e tem visibilidade das suas instâncias de trabalho. É passar a formalizar o que não está e atualizar o que está formalizado na cadeia de valor da organização. Especialmente, o que impactar diretamente
ganhos, uso de ativos e perdas. Formalizar não é limitar a um desenho de processos bem declarado e entendido por todos, mas sobretudo resolver e estruturar uma sequência de atividades, eventos e regras a serem executados, medidos e gerenciados com uso intensivo de automatização para garantir a execução de um desenho convencionado com alto nível de segurança e independência das pessoas.

Esses são alguns dos aspectos contemplados no domínio da organização do gerenciamento de processos de negócio. As iniciativas de redução de custos e aumento de produtividade que não tenham ações definidas para o aperfeiçoamento da formalidade e orquestração automatizada no seu escopo são de resultados duvidosos. Tanto na rotina quanto em projetos incrementais ou de inovação o peso da informalidade é alto demais.

Definindo organização

Recorrer ao conceito é capacitar a eficácia. O uso do gerúndio no subtítulo é proposital. Não precisamos, nem é recomendável, nos apegar a formas definitivas ou “acabadas” do conceito. Abrir mão do particípio é estar aberto a rever ou a contextualizar o conceito. “Sem contexto não temos conceito, mas pretexto” já diz o sábio ditado.

Segundo o website significados.com.br, “Organização é a forma como se dispõe um sistema para atingir os resultados pretendidos. Normalmente é formado por uma, duas ou mais pessoas que executam funções de modo controlado e coordenado com a missão de atingir um objetivo em comum com eficácia”.

Conceito é um ótimo referencial para validação. Uma boa pergunta para análise em questão é o que e quanto do conceito de organização está claramente expresso em nosso modelo organizacional atual?

Definição de Processos de Negócio

Processos de negócio está ganhando notoriedade e distanciamento da noção tradicional de processos. Definir um orçamento para organização do gerenciamento de processos de negócio é uma decisão elementar em um planejamento estratégico de maior maturidade.

Mas afinal de contas, o que é processo de negócio?

“No contexto de BPM, um processo de negócio é um trabalho que entrega valor para os clientes ou apóia/gerencia outros processos. Esse trabalho pode ser ponta a ponta interfuncional ou interorganizacional. A noção de trabalho ponta a ponta interfuncional é chave, pois envolve todo o trabalho, cruzando limites funcionais necessários para entregar valor para os clientes. (BPM CBOK – 3º Edição)”.

Portanto, ao mencionarmos processos de negócio mencionamos o trabalho interfuncional “De Até”. O processo em sua forma convencional, vamos chamar assim, por sua vez, faz referência ao trabalho funcional ou ao trabalho de função especializada como vendas e compras por exemplo.

A organização do gerenciamento de processos de negócio

A Organização do gerenciamento de processos de negócio é uma das nove áreas de conhecimento com as quais está elaborado o BPM CBOK (Corpo de conhecimento comum em gerenciamento de processos de negócio).

Quando a média e a alta administração de uma empresa resolvem reconhecer e formalizar seus processos de negócios passa acontecer um deslocamento da gestão. De um modelo funcional inicia-se a migração para um modelo de gestão orientada por processos. Esses dois aspectos resumem parte importante da transformação representada por iniciar a organização do gerenciamento de processos de negócio da empresa.

“Organização orientada por processos é uma organização estruturada, organizada, mensurada e gerenciada em torno dos seus processos de negócio”. (BPM CBOK – 3º Edição).

Este modelo não é o fim das funções tradicionais da empresa nem de seus profissionais de nível tático e operacional. Ao contrário, é uma estratégia para habilitar essas mesmas áreas a alcançarem resultados superiores com redução drástica do esforço envolvido. De tempo, de pessoas e controles. Mesmo assim, esta não é uma transição fácil por tratar-se de uma mudança cultural. Por conseguinte, de demandar a quebra de paradigmas estabelecidos há muito tempo.

A passagem para uma gestão mais avançada e para um funcionamento mais transparente e menos oneroso tem seu início envolvendo poucas atividades selecionadas. A adoção da gestão por processos para ser bem sucedida requer a competência e o investimento de tempo e de recursos para a organização do gerenciamento de processos de negócio.

É uma etapa para estabelecer os marcos da transição, compreensão dos aspectos essenciais de uma cultura empresarial orientada a processos, matriz de desempenho e gerenciamento bem como harmonizar papéis e responsabilidades funcionais e de BPM (do gerenciamento de processos de negócio). Passo anterior ao estabelecimento do escritório de processos de negócio da empresa como área funcional reconhecida e formalmente constituída. Jornada fundamental para um modelo de funcionamento mais enxuto, colaborativo, ágil, digital e rentável.

 

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Luciano Veronese Monteiro
Ajudo a pensar, escrever e fazer para resolver problemas de negócio que resolvem.
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